Para confeccionar un plan de comunicación para períodos de crisis, debe seguirse el siguiente procedimiento:
- Analizar las posibilidades de problemas
- Preparar un plan
- Selección de personal
- Instalaciones de comunicación Se debe considerar los enlaces de comunicación durante una crisis, ver bien soporte de teléfonos, correos electrónicos, fax.
- Entrenamiento
- Práctica de ejercicios de simulación
Es necesario hacer una cuidadosa valoración de los posibles problemas.
Con ello se puede convencer a la dirección que las propuestas son necesarias y razonables.
Una vez que el análisis haya sido aprobado por la dirección, hay que pasar a la fase de preparar un plan detallado que cubra todas las “amenazas” potenciales.
•Se necesitan muchos miembros individuales del personal para formar una lista rotatoria de hombres y mujeres que estarán disponibles las 24 horas del día en caso de un desastre.
•La necesidad principal está en la atención de correos y teléfono, por lo cual, según indica la experiencia, las secretarias son las que mejor cumplen este rol.
Incluso, si la empresa tiene asesores de comunicación, debe llamárseles para que atiendan a los medios de comunicación.
El personal seleccionado debe tener un entrenamiento para atender las necesidades que puede traer un accidente.
- A intervalos irregulares y en forma imprevista, se deben llevar a cabo ejercicios de práctica que deben contar incluso con el apoyo de policías y autoridades locales.
- Estos ensayos pueden proporcionar información útil, incluso puede servir para cambiar algunos pronósticos.